La transmission d’entreprise est une étape cruciale dans la vie d’une société. Que vous soyez cédant ou repreneur, il est essentiel de connaître les démarches à suivre et les documents requis pour assurer une transition en douceur. Parmi ces documents incontournables figure l’extrait KBIS. Dans cet article, nous vous présentons l’utilité de cet extrait lors d’une transmission d’entreprise, ainsi que les différentes étapes pour l’obtenir et l’utiliser.
Qu’est-ce que l’extrait KBIS ?
L’extrait KBIS est le document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise en France. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce auprès duquel l’entreprise a été immatriculée. Cet extrait constitue la « carte d’identité » de la société et regroupe toutes les informations légales la concernant, telles que :
- La dénomination sociale et le sigle
- Le numéro SIREN
- Le code APE (Activité Principale Exercée)
- La forme juridique (SARL, SAS, etc.)
- Le capital social
- L’adresse du siège social
- L’établissement(s) secondaire(s), s’il y a lieu
- La date d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
- Les mentions relatives aux dirigeants, aux commissaires aux comptes et aux procédures collectives éventuelles
Il est donc essentiel de disposer d’un extrait KBIS à jour lors de la transmission d’une entreprise, car il permet de confirmer son existence légale et de s’assurer que toutes les informations y figurant sont exactes.
Comment obtenir un extrait KBIS ?
Pour obtenir un extrait KBIS, plusieurs options s’offrent à vous :
- Faire une demande en ligne sur le site infogreffe.fr : c’est la solution la plus rapide et la plus simple. Il vous suffit de renseigner le numéro SIREN ou la dénomination sociale de l’entreprise, puis de payer les frais de délivrance (environ 3 euros).
- Se rendre directement au greffe du tribunal de commerce compétent : vous devrez alors remplir un formulaire et régler les frais de délivrance sur place.
- Faire une demande par courrier auprès du greffe concerné : dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer le numéro SIREN ou la dénomination sociale de l’entreprise, ainsi que vos coordonnées pour recevoir l’extrait KBIS.
Dans tous les cas, votre demande sera traitée dans un délai généralement compris entre 24 et 48 heures. Vous recevrez ensuite l’extrait KBIS par voie électronique (si vous avez fait une demande en ligne) ou par courrier postal.
L’extrait KBIS et la transmission d’entreprise
Lors de la transmission d’une entreprise, l’extrait KBIS joue un rôle déterminant, tant pour le cédant que pour le repreneur.
Pour le cédant, il est nécessaire de fournir un extrait KBIS récent (généralement daté de moins de trois mois) dans le cadre des démarches administratives liées à la vente. Ce document permettra notamment :
- De prouver l’existence légale de la société
- De vérifier les informations relatives à l’entreprise et à ses dirigeants
- D’informer les tiers (banques, fournisseurs, clients, etc.) de la situation juridique de l’entreprise
Pour le repreneur, l’extrait KBIS est également un document essentiel pour :
- S’assurer que l’entreprise qu’il souhaite acquérir est bien immatriculée au RCS
- Connaître les éléments clés concernant la société (capital social, forme juridique, etc.)
Il est donc primordial pour les deux parties de disposer d’un extrait KBIS à jour et complet lors d’une transaction.
Les autres démarches lors d’une transmission d’entreprise
Outre l’extrait KBIS, d’autres documents et démarches sont nécessaires lors de la transmission d’une entreprise. Parmi eux :
- La rédaction d’un acte de cession ou d’un protocole d’accord entre le cédant et le repreneur
- La réalisation d’un audit légal, financier et social de l’entreprise
- La notification de la cession aux salariés et aux instances représentatives du personnel
- L’enregistrement de la cession auprès des services fiscaux et le paiement des droits d’enregistrement
- Les formalités de publicité (annonce légale, inscription modificative au RCS)
Il est donc indispensable de bien se préparer à cette étape cruciale qu’est la transmission d’entreprise, afin d’éviter tout litige ou retard dans les démarches. N’hésitez pas à vous entourer de professionnels (avocats, experts-comptables, notaires) pour vous accompagner dans cette transition.
En résumé, l’extrait KBIS est un document incontournable lors de la transmission d’une entreprise, permettant à la fois au cédant et au repreneur de s’assurer de l’existence légale de la société et de connaître ses principales caractéristiques. Il convient donc de le demander auprès du greffe compétent en amont des démarches liées à la vente ou l’achat d’une entreprise.
Préparer son extrait Kbis pour une transmission d’entreprise optimale
Lorsqu’il s’agit de transmettre une entreprise, il est impératif de préparer et de vérifier si votre extrait kbis est à jour. C’est notamment le cas vis-à-vis de la conformité. Vous devez vous assurer que vous y retrouvez toutes les mentions légales telles que la dénomination, mais aussi le siège social ainsi que le capital et même le nom des dirigeants. Vérifiez scrupuleusement que chacun de ces éléments correspond exactement au statut actuel. De même, vous devez avoir le bon réflexe d’anticiper les délais de mise à jour. Soulignons le fait que certaines modifications telles que le changement d’adresse ou le changement d’activité nécessitent un nouvel enregistrement au RCS avant d’obtenir le nouvel extrait kbis. Il peut aussi être opportun de s’assurer de disposer de plusieurs exemplaires originaux. Il en faut un pour l’acquéreur, mais aussi pour les banques en cas de financement et même un extrait pour les notaires.
Les erreurs à éviter avec l’extrait kbis
Nous avons constaté que l’erreur la plus fréquente était liée au délai d’obtention. Effectivement, une telle démarche peut prendre jusqu’à 5 jours ouvrés si vous faites une demande physique. Afin d’éviter ce genre de problème, il peut être intéressant de réaliser une demande en ligne de manière anticipée. Dans d’autres cas, certaines personnes confondent l’extrait kbis en tant que preuve d’immatriculation avec le kbis destiné à être un document comptable. Ensuite, il est conseillé de vérifier si entre l’extrait et les autres documents, la cohérence est de mise. C’est notamment le cas avec le bail commercial. Si une erreur devait être relevée, particulièrement en concernant l’adresse, la transaction pourrait tout simplement être annulée. Afin que le document soit parfaitement valide pour une banque, il faut savoir que l’ancienneté du document doit être au maximum de 3 mois. Si votre extrait devait être expiré, le document serait considéré comme caduc et vous auriez à recommencer la procédure.